Cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés : Les règles à connaitre

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Durant la période des fêtes, une question revient souvent pour les employeurs : Quelles sont les règles concernant les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés. En effet, des exonérations de cotisations de sécurité sociale sont prévues lorsque des conditions spécifiques sont respectées. Voici un point détaillé :

 

Les règles précises des cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés

Un raisonnement spécifique doit être adopté afin de comprendre la logique de l’exonération de cotisations sociales des cadeaux et/ou des bons d’achat.

Principe de base

Le principe de base est le suivant : Les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés par le comité d’entreprise ou directement par l’employeur sont par principe soumis aux cotisations de sécurité sociale car ils représentant un avantage attribué par l’employeur. Mais il y a des exceptions découlant de tolérances ministérielles qui vont permettre, dans certains cas, que ces cadeaux et bons soient exonérés de cotisations.

 

Le montant global

Tout d’abord, il convient de vérifier qu’au cours d’une année civile, le montant global des bons d’achat et des cadeaux attribués à un salarié ne dépasse pas le montant de 5% du Plafond mensuel de la sécurité sociale. En 2018, le PMSS s’élève à 3 311€. Ainsi, pour l’année 2018, 5% du PMSS correspond à la somme exacte de 165,55€ arrondie sur le site de l’URSSAF à 166€.

Si le montant global des bons et cadeaux attribués pour un salarié ne dépasse pas 166€, il ne sera pas soumis aux cotisations de sécurité sociale. L’employeur n’a dans ce cas aucun justificatif à apporter pour justifier l’attribution de ces cadeaux et bons, du moment le montant de 166€ n’est pas dépassé. Il s’agit d’une présomption de non soumission aux cotisations de sécurité sociale.

 

Si le montant global de 166€ est dépassé

Ce n’est que si le montant des cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés par l’employeur, par salarié, au cours d’une même année civile, dépasse les 166€ qu’il faudra examiner un par un, chaque bon d’achat et chaque cadeau. Pour chacun, on devra vérifier qu’ils respectent bien les conditions qui ont été fixées par la lettre circulaire n° 2007-29. Si ces conditions sont respectées, les bons d’achat et cadeaux alloués aux salariés pourront être exonérés de cotisations de sécurité sociale, même si leur montant global dépasse la somme de 166€ sur l’année civile.

Les conditions qui doivent être respectées pour chaque cadeau ou chaque bon d’achat sont :

  • Leur attribution doit être en relation avec un événement visé. La liste des événements est exhaustive : la naissance, l’adoption, le mariage, le PACS, le départ à la retraite, la fête des pères, la fête des mères, la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas, Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile, la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de 26 ans dans l’attribution du bon d’achat (sous réserve de la justification du suivi de scolarité).
  • Leur utilisation doit être déterminée : l’objet du bon d’achat doit être en relation avec l’événement. Ainsi, Le bon d’achat doit mentionner soit la nature du bien soit un ou plusieurs rayons d’un grand magasin ou le nom de plusieurs magasins. Il ne peut être échangeable contre des produits alimentaires ou du carburant. Les produits alimentaires courants dits de luxe dont le caractère festif est avéré sont admis.
  • Leur montant doit être conforme aux usages : un seuil équivalent à 5% du PMSS soit 166€ en 2018.

Ces 3 conditions doivent être réunies cumulativement pour pouvoir ouvrir droit à l’exonération des cotisations de sécurité sociale, de la CSG et de la CRDS.

 

Cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés pour Noël et la rentrée scolaire

Parmi ces événements, il y en a 2 qui concernent plus particulièrement la situation familiale et qui ont par conséquent nécessité des adaptations du seuil de 5%. Il s’agit de :

  • La rentrée scolaire : le seuil n’est pas de 5% au total pour l’événement, mais bien de 5% par enfant.
  • Noël : le seuil n’est pas de 5% au total pour l’événement, mais de 5% par salarié et de 5% par enfant (avec une condition d’âge : uniquement pour les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile).

À lire : Un véhicule de fonction pour le salarié.

 

Cas concret de cadeaux et bons d’achat offerts à un salarié

Prenons l’exemple d’un salarié qui a 3 enfants : un enfant de 5 ans, un enfant de 10 ans et un enfant de 18 ans.

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Juste avant Noël, l’entreprise alloue à ce salarié 4 bons d’achat :

  • Un bon d’achat pour le salarié d’une valeur de 100€
  • Un bon d’achat pour son enfant de 5 ans d’une valeur de 80€
  • Un bon d’achat pour son enfant de 10 ans d’une valeur de 80€
  • Un bon d’achat pour son enfant de 18 ans d’une valeur de 80€

Il faut donc adopter le raisonnement précédent :

  1. Le montant global des bons d’achat est de 340€, il est donc supérieur à 166€. Il ne bénéficie de la présomption d’exonération de cotisations de sécurité sociale.
  2. Pour savoir si les bons peuvent être exonérées de cotisations de sécurité sociale, il faut donc analyser les bons un par un et vérifier si les conditions sont bien remplies. On vérifie donc pour chaque bon que le montant ne dépasse pas 5% du PMSS, et on vérifie que les conditions d’exonération sont respectées :

Les bons ont été alloués avant Noël, à l’occasion de cet événement : la condition de l’événement est bien remplie. Les salariés et leurs enfants pourront bénéficier de bons ou de cadeaux, chacun d’un montant maximale de 5% du PMSS.

Les bons d’achat sont en relation avec l’événement puisqu’ils comprennent une liste d’enseignes dans lesquels le salarié peut utiliser son bon. Les bons destinés aux enfants comprennent des magasins adaptés pour eux (magasins de jouets, de vêtements pour enfant…). Ces bons ne sont pas échangeables contre des produits alimentaires ou du carburant. La condition de l’utilisation des bons en relation avec l’événement de Noël est remplie.

Puis, on vérifie le montant de chaque bon et les caractéristiques de la personne à qui le bon est alloué :

  • Pour le salarié : exonération de cotisations de sécurité sociale car inférieur à 166€.
  • Pour le 1er enfant : exonération de cotisations de sécurité sociale car inférieur à 166€ et enfant de moins de 16 ans.
  • Pour le 2nd enfant : exonération de cotisations de sécurité sociale car inférieur à 166€ et enfant de moins de 16 ans.
  • Pour le 3e enfant : la somme de 80€ est soumise à cotisations de sécurité sociale car il ne remplit par la condition d’âge. Il a plus de 16 ans.

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En résumé

En résumé, l’employeur peut allouer des cadeaux ou des bons d’achat à ses salariés et à leurs enfants à l’occasion des fêtes de Noël. S’il souhaite bénéficier de l’exonération de cotisations sociales, il doit scrupuleusement remplir les conditions exposées ci-dessus.

Concrètement, l’enfant du salarié ne doit pas avoir plus de 16 ans / les bons d’achat doivent être individualisés (chèques cadeaux pour le salarié et chèques cadeaux pour chacun de ses enfants) / chacun des bon ne doit pas dépasser la somme de 166€ / les bons d’achat doivent être donnés avant Noël, spécialement pour cette occasion et remplir les conditions relatives aux magasins dans lesquels être utilisés.

Si ne serait-ce qu’une seule de ces conditions n’est pas remplie, le bon d’achat sera dans sa totalité soumis à cotisations sociale. Attention également : si un bon d’achat dépasse la somme de 166€, la totalité du bon sera soumise à cotisations de sécurité sociale et pas seulement l’excédent.

Nous venons donc de vous exposer les règles générales liées à l’attribution de cadeaux et de bons d’achat à l’occasion de Noël. Cependant, si vous avez des questions plus spécifiques concernant des cas particuliers qui nécessitent plus d’approfondissements, n’hésitez pas à nous contacter.

 

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