Stages en entreprise : ce que vous devez savoir !

Vous faites partie des entreprises qui vont accueillir des stagiaires pendant l’été ? N’oubliez pas de suivre certaines règles.

Cet été, vous serez certainement nombreux à recruter des stagiaires. Vous devez cependant savoir que leur prise en charge nécessite de respecter un certain nombre de règles.

Une convention de stage est toujours exigée

Tout stage – hors ceux relevant de la formation continue ou de la formation des jeune de moins de 16 ans – doit nécessairement faire l’objet d’une convention entre l’entreprise, le stagiaire et son établissement d’enseignement. La convention de stade est donc obligatoire.

En pratique, la convention de stage est élaborée à partir d’une convention type établie par l’établissement d’enseignement. Plusieurs mentions sont obligatoires, dont notamment les dates de début et de fin de stage, la durée hebdomadaire maximale de présence ou encore le montant de la gratification allouée au stagiaire.

Mais attention, même si une convention de stage est signée, l’Urssaf conserve le pouvoir de vérifier si le stagiaire effectue ou non un véritable travail sous la subordination du chef d’entreprise et de requalifier, le cas échéant, le stage en contrat de travail, avec redressement de cotisations sociales à la clé…

Liste des conventions de stage

L’employeur doit tenir et mettre à jour une liste de toutes les conventions de stages qu’il a conclues.
À terme, il devra tenir un registre des stages, selon les modalités qui restent à définir par décret. Nous vous conseillons donc de garder consciencieusement l’intégralité des conventions de stages.

Le stage doit être intégré à un cursus pédagogique

Les stages doivent s’intégrer à un cursus pédagogique et répondre à une double condition, à savoir :

  • la finalité et les modalités du stage doivent être définies dans l’organisation de la formation ;
  • le stage doit faire l’objet d’une « restitution » (par exemple, un rapport) de la part de l’étudiant, évaluée par son établissement d’enseignement.

Sous réserve de respecter cette double condition, des formes de stages particulières sont également possibles. Ainsi en est-il notamment des stages organisés dans le cadre de formations permettant une réorientation des étudiants ou de formations complémentaires destinées à favoriser des projets d’insertion professionnelle.

Une gratification minimale est parfois obligatoire

  • Si votre stagiaire effectue, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, un stage qui dépasse 2 mois consécutifs ou non, vous devez lui verser une gratification obligatoire, qui n’est pas assimilée à du salaire (le stagiaire n’étant pas un salarié de l’entreprise). Sachant qu’un stagiaire ne peut pas, sauf exceptions, effectuer, par année d’enseignement, plus de 6 mois de stage dans une même entreprise, que ce soit au titre d’un ou de plusieurs stages. Cette durée se calcule en durée calendrier, peu important le nombre d’heures effectuées dans le mois par le stagiaire. Par ailleurs, la durée de présence du stagiaire ne peut pas dépasser la durée légale ou conventionnelle de travail en vigueur dans votre entreprise.
  • Si rien n’est prévu par la convention collective de branche étendue qui vous est applicable, le montant minimal de la gratification est actuellement fixé par décret à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (fixé à 23 € en 2012), soit 436,05 € par mois pour 2012 (1), dans l’hypothèse où la durée de présence du stagiaire correspond à la durée légale du travail (35 heures par semaine).

La gratification est normalement exonérée de charges sociales

La gratification versée au stagiaire n’est pas assujettie aux cotisations et contributions sociales dans la limite de 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, c’est-à-dire 436,05 € par mois en 2012 si le stagiaire travaille 35 heures par semaine. Le montant de la franchise de charges sociales est ainsi strictement identique au montant de la gratification obligatoire pour les stages de plus de 2 mois.

Lorsque le gratification mensuelle est inférieure ou égale à 436,05 €, aucune cotisation sociale n’est donc due.

En revanche, si elle est supérieure à cette somme, des cotisations sociales sont, en principe, dues sur le différentiel entre le montant de la gratification et 436,05 €.

(1) (23 € x 12,5 %) x 35 x (52/12) = 436,05 €.

Stagiaires successifs

Pour éviter que deux stagiaires se succèdent immédiatement sur un même poste, la loi impose aux employeurs de respecter un délai de carence avant l’arrivée du nouveau stagiaire, fixé au tiers de la durée du stage précédent. Un délai qui ne s’applique toutefois pas lorsque le stage a été interrompu avant son terme par le stagiaire.

Publié en juin 2012.

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