La pandémie de 2020 et 2021 a contraint les entreprises pour lesquelles c’était possible à avoir recours massivement au télétravail. Cela a eu pour conséquence d’accélérer le développement du télétravail structurel dans les entreprises.
Le télétravail présente des avantages, à différents niveaux, tant pour l’employeur que pour ses collaborateurs. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la mise en place du télétravail.
Toutefois, cette mise en place du télétravail ne doit pas avoir pour effet de complexifier les rapports humains, de faire baisser la productivité ou de créer un climat de tension sociale. Ainsi, il est primordial de réfléchir en amont à toutes les problématiques générées par l’intégration du télétravail à l’entreprise, et de déployer des moyens permettant une mise en place totalement sécurisée.
Mise en place du télétravail : Qu’est-ce que le télétravail ?
Pour en savoir plus sur la mise en place du télétravail, il faut déjà savoir ce en quoi il consiste. Selon l’article L. 1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle une prestation de travail qui aurait également pu être exécutée dans les locaux de l’employeur, est effectuée par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Le télétravail est encadré par de grands principes juridiques. Il repose exclusivement sur la base du volontariat. Il ne peut être imposé ni par l’employeur, ni par le salarié.
Lorsque le télétravail est mis en place, les télétravailleurs doivent bénéficier des mêmes droits et de la même protection que les salariés travaillant en présentiel dans les locaux de l’entreprise.
Enfin, le choix du télétravail est obligatoirement réversible. Le télétravailleur doit être informé en cas d’ouverture d’un poste sans télétravail correspondant à ses qualifications et compétences professionnelles, et il bénéficiera d’une priorité sur celui-ci.
DROIT SOCIAL
Quels sont les points de vigilance préalables à la mise en place du télétravail ?
Le télétravail est un mode d’organisation du travail à part entière. Sa mise en place au sein d’une entreprise est un bouleversement, et ses impacts ne doivent pas être minimisés. Il est ainsi important de réfléchir en amont aux enjeux principaux que le télétravail soulève.
Le management à distance fait naitre des problématiques différentes de celles du management en présentiel. Il peut s’avérer compliqué, pour les managers, de s’adapter à cette nouvelle organisation du travail. Afin de maintenir l’efficience de la relation hiérarchique entre les managers et leurs collaborateurs dans le cadre du télétravail, les employeurs sont encouragés à former leurs managers.
La détermination encadrée des salariés éligibles
L’employeur ne peut pas se reposer sur le Code du travail pour déterminer quels salariés de l’entreprise seront éligibles au télétravail, puisque les textes n’excluent aucun salarié du télétravail. Il appartient donc à l’employeur, compte tenu de ses aspirations, de la nature de son activité, de fixer des critères d’éligibilité.
Ces critères peuvent être liés à la nature de l’activité, ou au profil du salarié. Ils sont prévus par l’accord collectif ou la charte, et les salariés pourront se baser dessus pour tester leur éligibilité. L’employeur pourra refuser le télétravail à un salarié en se fondant sur les critères posés dans l’acte mettant en place le télétravail ou pour un autre motif. Afin d’éviter toute allégation de discrimination ou de rupture d’égalité de traitement entre salariés, il est nécessaire que ces critères soient soigneusement choisis.
L’évaluation des coûts du télétravail
Cette nouvelle organisation du travail implique des coûts pour l’entreprise, tels que l’achat de matériel informatique, la mise en conformité du domicile, la prise en charge des frais…
L’employeur doit s’assurer de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, réaliser des dépenses d’aménagement. L’ensemble de ces dépenses sont à la charge de l’employeur.
L’employeur doit tenir compte de ce critère économique dans sa décision d’instaurer le télétravail.
Comment mettre en place le télétravail ?
Plusieurs options s’offrent à l’employeur qui souhaite mettre en place le télétravail au sein de son entreprise :
La mise en place du télétravail par accord collectif lorsque l’entreprise a des délégués syndicaux.
À défaut de délégués syndicaux présents dans l’entreprise, le télétravail peut être mis en place par une charte, élaborée par l’employeur après avis du Comité social et économique s’il existe
En l’absence d’accord collectif ou de charte, le télétravail peut être mis en place par accord écrit entre chaque salarié concerné et leur employeur.
La mise en place du télétravail par accord collectif ou charte n’est pas obligatoire. Ces processus sont toutefois vivement conseillés car ils permettent d’encadrer le télétravail, de l’adapter aux mieux aux besoins de l’entreprise, et de le faire reposer sur des critères objectifs
Quelles mentions doivent être contenues dans l’accord collectif ou la charte ?
Si l’employeur choisit de mettre en place le télétravail par le biais d’une charte ou d’un accord collectif, des mentions doivent obligatoirement être intégrées :
Les conditions de passage en télétravail, en particulier en cas d’épisode de pollution.
Les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail.
Les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail.
Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail.
La détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.
• Les modalités d’accès des travailleurs handicapés, des salariés enceintes et des salariés aidants d’un enfant, d’un parent ou d’un proche à une organisation en télétravail.
La charte ou l’accord précise aussi le nombre de jours qui peuvent être télétravaillés. Ce nombre peut être fixé avec l’objectif de ne pas désorganiser le fonctionnement des équipes présentes. L’employeur pourra faire preuve de plus ou moins de flexibilité dans la détermination de ces jours.
Comment éviter les dérives en matière de durée du travail ?
L’éloignement géographique entre le télétravailleur et sa hiérarchie peut susciter des craintes chez l’employeur : la crainte qu’il ne travaille pas suffisamment, ou au contraire, la crainte que le salarié ne respecte pas les durées maximales de travail ou réalise un nombre trop important d’heures supplémentaires.
Les modalités de contrôle du temps de travail doivent être définies dans l’accord collectif ou dans la charte. L’employeur doit trouver des modalités de contrôle adaptées à la situation de télétravail (tel qu’un système autodéclaratif ou un logiciel de pointage par exemple).
Il faut veiller à rappeler aux télétravailleurs qu’ils se trouvent exactement dans la même situation que les salariés de l’entreprise n’étant pas en situation de télétravail, notamment concernant la réglementation liée à la durée du travail. Les télétravailleurs doivent ainsi respecter les durées maximales de travail et les durées minimum de repos.
Il peut s’avérer utile de rappeler aux télétravailleurs soumis à un décompte horaire de travail, que les heures supplémentaires devront être validées en amont par le supérieur hiérarchique avant d’être effectuées par exemple.
Depuis les ordonnances « Macron » de 2017, l’accord ou la charte mettant en place le télétravail doit faire état des modalités de contrôle de la charge de travail. Notamment, un entretien annuel doit être organisé avec chaque télétravailleur. Il porte sur les conditions d’activité et la charge de travail.
Il est également recommandé à l’employeur de mettre en place des mesures pour renforcer le droit à la déconnexion de ses salariés.
Les équipements permettant la réalisation du télétravail
Les équipements permettant le télétravail peuvent être des équipements propriété du salarié, ou des équipements mis à disposition par l’employeur.
Afin d’éviter tout litige, il convient de prévoir par écrit quels équipements ont été fournis par l’employeur au salarié, s’il y a une restriction à un usage strictement professionnel des outils et quelles sont les règles d’utilisation et d’entretien à respecter.
La protection des données informatiques est un sujet central dans la mise en place du télétravail. L’employeur, dans le cadre du RGPD, doit prendre toutes les mesures pour assurer la protection des données utilisées et traitées à des fins professionnelles par le télétravailleur.
Le télétravailleur doit être couvert par une assurance
Les textes ne prévoient pas les règles de prise en charge par les assurances des dommages causés dans le cadre du télétravail. En pratique, l’employeur demande au salarié de fournir une attestation de couverture par son assurance habitation. Dans la plupart des cas, le contrat d’habitation couvre la situation de télétravail.
Il est préconisé de demander au salarié d’informer sa compagnie d’assurance de l’utilisation d’une partie de son logement pour l’exercice du télétravail.
Les frais liés au télétravail
Même si la mention relative à la prise en charge des frais professionnels par l’employeur a été supprimée du Code du travail, le principe jurisprudentiel général selon lequel l’employeur doit rembourser au salarié tous les frais professionnels exposés pour les besoins de l’activité professionnelle s’applique toujours.
Ainsi, L’employeur doit prendre en charge les coûts directement engendrés par le télétravail. Cette indemnisation peut prendre plusieurs formes :
Le remboursement par le versement d’une indemnité forfaitaire couvrant l’ensemble des frais engendrés par le télétravail (chauffage, électricité, internet, téléphone…)
La prise en charge directe des frais liés au télétravail
Le remboursement sur justificatifs des factures de téléphone, internet…
Le site de l’URSSAF prévoit que l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10,70€ par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. Cette allocation forfaitaire exonérée passe à 21,40€ par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine.
La tolérance est reprise dans le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) et donc opposable aux cotisants, comme aux URSSAF, depuis le 1er avril 2021. Le BOSS ajoute aussi que si l’allocation est fixée par jour, l’allocation forfaitaire est réputée utilisée conformément à son objet et exclue de l’assiette des cotisations sociales dès lors que son montant journalier n’excède pas 2,70 euros par jour, dans la limite de 59,40 euros par mois. Si le remboursement dépasse ces limites, la fourniture de justificatifs est nécessaire pour prétendre à l’exonération de cotisations et contributions sociales.
Enfin, si aucun local professionnel n’est mis à la disposition du salarié, le salarié qui travaille à son domicile doit être indemnisé de cette sujétion particulière, en plus du remboursement des frais engendrés par l’occupation à titre professionnel du domicile. On parle de « l’indemnité d’occupation du domicile ».
La mise en place du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles
Le volontariat est l’un des grands principes du télétravail. Le télétravail ne peut être imposé par l’une ou l’autre des parties. Il existe cependant une exception : en cas de circonstances exceptionnelles telles qu’une épidémie. Dans cette situation, l’employeur peut imposer le télétravail au salarié. Le placement en télétravail sera considéré comme un simple aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.
La pandémie de coronavirus est l’illustration de cette mise en place exceptionnelle du télétravail. Au moment de l’annonce du premier confinement, afin de respecter les injonctions gouvernementales, l’employeur n’avait qu’à informer ses salariés de leur placement en activité partielle sans recueillir leur accord. Leur refus de la situation de télétravail pouvait ainsi constituer une insubordination.
Le télétravail durant la crise sanitaire a fait office, dans de nombreuses entreprises, de test. Employeurs comme salariés ont pu apprivoiser cette nouvelle organisation du travail, en retirer des avantages, mais également les limites. Dans beaucoup d’entreprises, ce télétravail de « crise » a accéléré ou même impulsé la mise en place pérenne du dispositif. Plus de flexibilité, réduction des problématiques de retard et d’absentéisme, réduction des frais et des dépenses, amélioration de la productivité… Les avantages du télétravail sont nombreux et sont gages d’attractivité pour les entreprises. L’employeur doit cependant veiller à réaliser une mise en place sécurisante afin d’éviter toute dérive.
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