Comment tenir son assemblée générale pendant la période Covid-19 ?

Les mesures sanitaires et restrictions imposées par la COVID-19 obligent les entreprises à être agiles. La tenue des assemblées générales est bousculée dans les départements subissant des restrictions. La Loire et le Rhône en font partie et plusieurs de nos clients voient l’organisation de leur AG bousculée.

Assemblée générale et Covid 19 : Des solutions existent !

Des solutions existent ! Nos juristes vous expliquent les solutions à mettre en place.

N’hésitez pas à prendre contact avec nous, nous pourrons vous conseiller des outils ou des prestataires pour vous accompagner dans l’organisation de vos assemblées générales.

• Conférence téléphonique.
• Assemblée générale par visioconférence.
• Etc…

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 porte adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 coronavirus.

Le décret n° 2020-925 du 29 juillet 2020 prolonge le délai initialement fixé au 31 juillet 2020, jusqu’au 30 novembre 2020.

Ces dispositions s’appliquent aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé (notamment, sociétés civiles et commerciales, groupements d’intérêt économique, coopératives).

Quelles sont les modalités de consultation des associés à distance ?

La société peut procéder comme elle en a l’habitude et consulter ses associés de façon dématérialisée si cette modalité de consultation est prévue dans les statuts.

La Loi prévoit que la consultation écrite des associés est autorisée, même si les statuts l’interdisent.

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prévoit les modalités de consultation et/ou de réunion des associés aménagées notamment pour permettre la tenue des AG à distance, si ce n’est pas prévu par les statuts.

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Quelles sont les modalités de convocation et d’information ?

Si la convocation a été faite dans les formes (exemple : par voie postale pour la SA cotée) mais ne peut pas se tenir comme prévue parce que :

• La salle prévue a été fermée par arrêté.
• Les réunions de plus de 100 personnes sont interdites.

Alors il est possible d’organiser une nouvelle réunion :

• Dans un autre lieu (si les règles d’hygiène et de sécurité et les gestes barrières sont respectés).
• De façon dématérialisée (conférence téléphonique, assemblé générale par visioconférence).
• En prévenant les membres de l’assemblée trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, par tous moyens permettant d’assurer leur information effective (notamment par mail).

À noter, quelques précisions :

• Il faut bien informer les associés de la date de la réunion et des conditions dans lesquelles ils pourront exercer leurs droits.
• Les formalités de convocation déjà réalisées n’ont pas besoin d’être renouvelées.
• Les formalités incomplètes doivent être complétées.

Si la convocation n’a pas été encore envoyée, il convient alors de procéder aux formalités de convocation en tenant compte des possibilités d’aménagements prévues pour faire face aux interdictions édictées dans le cadre de la lutte contre le covid-19.

Dans le cas où un associé demanderait la communication d’un document ou d’une information préalablement à la tenue de l’assemblée générale, il est possible de lui transmettre par message électronique.

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La tenue de l’Assemblé Générale durant la période de Covid-19

Les dispositions relatives à la tenue de l’AG sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer (AGO ou AGE).

Le quorum et la majorité peuvent être calculés par rapport aux associés présents en visioconférence ou par conférence téléphonique :

• Il s’agit d’une décision de l’organe compétent pour convoquer l’Assemblée Générale.
• Il n’est pas besoin de l’avoir préalablement prévu (dans les statuts ou autrement).
• Les associés doivent avoir pu été identifiés.

Si rien n’a été prévu par les statuts, il faut au minimum pouvoir garantir une transmission :

• De la voix (téléphone, visioconférence).
• En continu et simultané (s’agissant des délibérations).

Dans une SA, si les statuts prévoient déjà un dispositif de consultation à distance des associés ou des obligataires, ce dispositif s’applique. Les décisions ainsi prises seront considérées comme régulières.

Ces dispositions s’appliquent aux assemblées générales prévues entre le 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

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