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L’embauche d’un stagiaire en entreprise, tout savoir : Convention, gratification, formalités
Vous envisagez d’accueillir un stagiaire au sein de votre entreprise ? Vous trouverez ci-après tout ce que vous devez savoir sur le sujet afin de préparer au mieux cette arrivée !
Les périodes de formation en milieu professionnel (élèves du second degré) et les stages (élèves en universités) correspondent à des périodes temporaires de mise en situation professionnelle, au cours desquelles l’élève ou l’étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue de l’obtention d’un diplôme ou d’une certification.
La convention de stage
Le stage donne lieu à la signature obligatoire d’une convention entre l’établissement d’enseignement (et le tuteur enseignant), l’entreprise, (et le tuteur entreprise), et le stagiaire ou son représentant légal.
Comme indiqué, la convention de stage est obligatoire et l’employeur ne peut y déroger.
Les formalités de l’embauche d’un stagiaire
L’embauche d’un stagiaire fait obligatoirement l’objet de formalités. Ne relevant pas du statut salarié, l’employeur n’a pas à procéder à l’établissement d’une déclaration préalable à l’embauche (DPAE), ni même à l’organisation d’une visite médicale d’embauche.
Le stagiaire conservant sa qualité d’élève ou d’étudiant, il n’est pas pris en compte dans l’effectif de l’entreprise. En revanche, l’entreprise d’accueil a l’obligation d’inscrire dans une partie spécifique du registre du personnel, les noms et prénoms des stagiaires accueillis, ainsi que les dates de début et de fin de la période du stage, les nom et prénoms du tuteur et le lieu de présence du stagiaire.
La durée maximum d’un stage
La durée maximum d’un stage (ou des stages) effectué(s) par un stagiaire dans une même entreprise ne peut pas dépasser 6 mois par année d’enseignement.
Les jours de congés et les autorisations d’absence en cas de grossesse, de paternité et d’adoption ou toute absence prévue par la convention de stage sont pris en compte.
La gratification du stagiaire est obligatoire dès lors que la durée du stage est supérieure à 2 mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire
Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour. Chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.
Un mois correspond donc à 154 heures (22 jours × 7 heures) : Le versement d’une gratification est donc obligatoire dès 308 heures de présence du stagiaire dans l’organisme d’accueil, même de façon non continue (154 heures × 2), c’est-à-dire à partir de la 309ème heure.
Sauf dispositions conventionnelles plus avantageuses, le stagiaire perçoit une gratification au moins égale à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit à ce jour (pour l’année 2024), 4,35€ de l’heure. À noter que la gratification stagiaire 2023 était de 4,05€.
Dans ce cadre, la gratification du stagiaire versée est exonérée de cotisations salariales et patronales de sécurité sociale. Si une gratification supérieure est versée, la fraction excédentaire est soumise à charges sociales. Dans cette situation, compte tenu du versement de cotisations sociales, il est recommandé à l’employeur d’établir un bulletin de paie et d’en remettre un exemplaire au stagiaire.
La gratification du stagiaire est due pour chaque heure de présence, à compter du premier jour du premier mois du stage. Un simulateur a été mis en place afin de vérifier si une gratification doit être attribuée au stagiaire et permet d’en calculer le montant : Calculer le montant de la gratification minimale d’un stagiaire (simulateur).
Et pour les stages de moins de 2 mois ?
L’employeur ayant recours à un élève pour un stage d’une durée inférieure à 2 mois, garde la possibilité de pouvoir lui verser une gratification, bien que cela ne soit pas obligatoire.
Dans ce cas, l’employeur pourra déterminer librement le montant de gratification à verser (inférieure éventuellement à la gratification minimum fixée pour les stages d’au moins 2 mois).
Les règles relatives à la franchise de cotisations seront en revanche applicables : si la gratification versée dépasse 15% du plafond horaire de la sécurité sociale (soit à ce jour, 4,05€ de l’heure), la partie excédentaire devra alors être soumise à cotisations de sécurité sociale.
Les stagiaires, même s’ils perçoivent une gratification, ne sont pas éligibles au versement de la prime de partage de la valeur.
Les modalités de versement de la gratification
Dès lors que le versement d’une gratification au stagiaire est rendu obligatoire, elle est due pour chaque heure de présence du stagiaire dans l’entreprise, et à compter du 1er jour du mois du stage.
La gratification est versée mensuellement.
Pour le versement de cette gratification, l’entreprise a le choix :
Soit elle verse chaque fin de mois, la gratification correspondant au nombre d’heures réellement effectuées par le stagiaire (un montant différent est donc versé chaque mois)
Soit l’entreprise décide de procéder à un « lissage » des sommes dues au stagiaire sur l’intégralité du stage, et verse ainsi chaque mois le même montant de gratification au stagiaire. Cette moyenne mensuelle prévue pour la gratification ainsi que pour la franchise de cotisations doit alors être prévue dans la convention de stage.
L’entreprise d’accueil doit désigner en son sein un tuteur chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Le tuteur est le référent du stagiaire et il se devra de veiller au bon déroulement du stage.
Un tuteur ne peut suivre que 3 stagiaires en même temps.
Délai de carence
L’accueil successif sur un même poste de travail d’un stagiaire est soumis au respect d’un délai de carence (égal à 1/3 de la durée du précédent stage).
Autres droits
Le stagiaire se voit appliquer les mêmes règles que les salariés permanents de l’entreprise en matière de :
Durées maximales quotidienne et hebdomadaire de travail, travail de nuit, repos quotidien et hebdomadaire, jours fériés.
Hygiène, sécurité et conditions de travail.
Congés et autorisations d’absence en cas de grossesse, paternité ou adoption.
Protection contre toute forme de discrimination ou d’ harcèlement.
Accès aux activités sociales et culturelles du Comité Social et Economique (CSE).
Accès au restaurant d’entreprise ou attribution de titres-restaurant.
Prise en charge des frais de transports en commun.
Couverture sociale du stagiaire
N’étant pas salarié de l’entreprise, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficiait jusqu’alors (régime étudiant).
Les stagiaires bénéficient cependant d’une couverture liée au risque accident du travail.
L’accueil simultané de stagiaires dans une même entreprise est limité à :
3 dans les entreprises de moins de 20 salariés.
15% de l’effectif dans les entreprises comprenant au moins 20 salariés.
Vous devrez donc veiller à respecter ce quota de stagiaires en entreprise.
La fin du stage
La fin du stage donne lieu à la délivrance par l’entreprise d’accueil d’une attestation de stage mentionnant la durée effective totale du stage, et le cas échéant, le montant total de la gratification versée.
Si l’embauche du stagiaire est prévue à l’issue de la période de stage, la période d’essai pourra être réduite sous certaines conditions, et l’ancienneté acquise durant le stage prise en compte.
Informations importantes concernant l’embauche des stagiaires
Il ne pas confondre le recours à un stagiaire et l’emploi d’un salarié
Le stagiaire accueilli en entreprise est en période de formation et d’apprentissage. Il ne doit pas réaliser une prestation de travail. Les missions confiées au stagiaire doivent également être compatibles avec son cursus pédagogique.
Une convention de stage ne peut pas être conclue :
Pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent.
Pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise.
Pour occuper un emploi saisonnier.
Pour remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu.
Le conseil de prud’hommes, saisi d’une demande de requalification d’un stage en contrat de travail, statue dans un délai d’un mois.
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